Tus impresoras podrían estar costándote mucho más de lo que crees

Cuando una empresa analiza sus gastos de impresión normalmente solo considera el precio de los consumibles o del mantenimiento. Sin embargo, los costos más importantes rara vez aparecen en una factura.

Cada vez que una impresora deja de funcionar, un colaborador espera para imprimir un documento, el área de compras realiza adquisiciones de emergencia o el departamento de TI interrumpe actividades para resolver incidencias, la empresa pierde productividad y dinero.

Los costos ocultos que afectan la rentabilidad

Muchas organizaciones desconocen el costo real de su infraestructura de impresión. Estos son los principales gastos que normalmente pasan desapercibidos:

• Tiempo improductivo del personal. Cada minuto que un colaborador espera frente a una impresora detenida es tiempo que la empresa está pagando sin generar valor.
• Compras urgentes de consumibles. Adquirir tóner o piezas de último momento implica sobrecostos, fletes exprés y decisiones apresuradas que afectan el presupuesto.
• Mantenimiento correctivo inesperado. Las fallas no planificadas generan gastos de reparación que nunca estuvieron contemplados.
• Inventarios excesivos o insuficientes. Sin visibilidad sobre el consumo real, muchas empresas acumulan inventario innecesario o, peor aún, se quedan sin suministros en momentos críticos.
• Equipos con alto consumo energético. Las impresoras obsoletas o mal configuradas consumen más electricidad de lo necesario, elevando el gasto operativo mes a mes.
• Procesos administrativos detenidos. Un contrato que no se imprime, una factura que no sale a tiempo, un reporte que no se entrega. La impresión es el eslabón que nadie ve hasta que falla.
• Horas de TI dedicadas a resolver incidencias. El equipo de tecnología termina invirtiendo horas valiosas en atender problemas de impresión en lugar de enfocarse en proyectos estratégicos.

El problema no es cuánto imprimes

El verdadero indicador no es el precio del cartucho. Es el costo operativo por página considerando toda la infraestructura: equipos, consumibles, mantenimiento, energía, tiempo del personal y disponibilidad. Una impresora que funciona al 100% con un cartucho de calidad puede tener un costo por página mucho menor que una impresora económica que falla constantemente.

La diferencia está en administrar, no solo imprimir

Un Servicio Administrado de Impresión (MPS) transforma la forma en que una empresa gestiona su infraestructura de impresión. No se trata solo de suministrar tóner. Se trata de tener control total sobre cada aspecto del proceso: